1. Die Abrechnung des Beitrages muss bis spätestens 31. Oktober des auf das Bezugsjahr folgenden Jahres vorgelegt werden.
2. Der vom gesetzlichen Vertreter/von der gesetzlichen Vertreterin unterzeichnete Antrag auf Auszahlung des Beitrages wird auf der vom zuständigen Amt bereitgestellten Vorlage verfasst und ist mit der ordnungsgemäßen Rechnungslegung gemäß Absatz 3 zu übermitteln. Der Antrag enthält folgende Erklärung, die bescheinigt, dass:
a) die geförderten Tätigkeiten vollständig durchgeführt und die zugelassenen Ausgaben zur Gänze bestritten wurden;
b) der Anspruchsberechtigte im Besitz der in der zusammenfassenden Aufstellung angeführten Ausgabenbelege ist und diese auf Anfrage vorlegen kann;
c) die aufgelisteten Ausgabenbelege bei keinen anderen Landesämtern oder öffentlichen Körperschaften für eine finanzielle Unterstützung eingebracht wurden oder in Zukunft noch werden;
d) die Gesamtausgaben für die geförderten Tätigkeiten höher sind als die entsprechenden Gesamteinnahmen. Der effektive Fehlbetrag wird erklärt.
3. Bei den Antragstellern ohne Gewinnabsicht können, im Sinne von Artikel 2, des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, in geltender Fassung, die Belege auf den gewährten Beitrag beschränkt werden. Demzufolge besteht die Rechnungslegung in der Vorlage einer zusammenfassenden Aufstellung der bestrittenen Ausgaben mindestens bis zur Höhe des gewährten Beitrages. Aus der vom gesetzlichen Vertreter/von der gesetzlichen Vertreterin unterzeichneten Aufstellung müssen die wesentlichen Elemente der Ausgabenbelege hervorgehen und Folgendes enthalten:
a) bei Rechnungen: Lieferant/Dienstleister, Datum, Nummer und Betrag der Rechnung sowie die Daten zum entsprechenden Zahlungsnachweis mit Angabe des effektiv bezahlten Betrags und Zahlungsdatums;
b) bei Gehältern: detaillierte Liste des gehaltsempfangenden Personals betreffend den Zeitraum der wirtschaftlichen Vergünstigung, mit den Daten zum Zahlungs¬nachweis.
4. Sollten die in der Aufstellung erklärten Ausgaben die Höhe des gewährten Beitrages nicht erreichen oder überschreitet die Förderung den effektiven Fehlbetrag, wird der Beitrag entsprechend gekürzt. Die eventuelle Beitragskürzung wird vom Direktor des Amtes für die Finanzierung der Bildungseinrichtungen verfügt.