(1) La corrispondenza viene aperta e protocollata presso le rispettive sedi di protocollo nella giornata di arrivo.
(2) La corrispondenza pervenuta o consegnata presso una struttura organizzativa non competente, va comunque protocollata e prontamente inoltrata alla struttura organizzativa di competenza.
(3) La corrispondenza riportante la dicitura “riservata”, “personale” o indicazioni analoghe, nonché le buste sigillate e la corrispondenza indirizzata a membri della Giunta provinciale, non devono essere aperte. Detta corrispondenza è considerata riservata.
(4) La busta della posta in ingresso va conservata e annotata nel registro di protocollo come allegato in caso di ricorsi, diffide, intimazioni, denunce, domande di partecipazione a concorsi o di concessione di contributi, sussidi o altri vantaggi economici, comunicazioni di avvio di attività e altri documenti per i quali la data di spedizione assume rilevanza giuridica (es. raccomandata pervenuta dopo la scadenza di un termine perentorio). La data e l’ora di spedizione sono comprovate dal timbro postale.
(5) Anche i documenti pervenuti via fax vengono protocollati. Nel caso in cui alla trasmissione via fax segua l’invio per posta, non si procede a nuova protocollazione, a meno che il documento non abbia subito modifiche.
(6) Se il mittente o una persona incaricata consegna personalmente un documento e chiede una ricevuta che ne attesti l’avvenuta consegna, il personale è autorizzato a rilasciare gratuitamente una fotocopia della prima pagina del documento protocollato, munito di segnatura di protocollo.
(7) La ricezione dei documenti informatici avviene tramite:
- le caselle di posta istituzionali;
- le caselle di posta elettronica certificata;
- i servizi e-government dell’Amministrazione provinciale;
- altri servizi digitali.