1. Il rendiconto deve essere presentato alla Ripartizione provinciale Intendenza scolastica italiana - Ufficio Formazione professionale entro 60 giorni dal termine dell’azione formativa.
2. In casi particolari, debitamente motivati, il termine di cui al comma 1 può essere prorogato di ulteriori 90 giorni, previa apposita domanda da presentarsi prima della scadenza del termine stesso.
3. Per la rendicontazione deve essere presentata la seguente documentazione:
a) elenco riepilogativo delle spese sostenute, nella medesima forma e articolazione del preventivo approvato;
b) in caso di azioni formative in presenza, i registri didattici di presenza messi a disposizione dalla Direzione provinciale Formazione professionale in lingua italiana, da cui devono risultare:
1) la presenza delle singole persone partecipanti, da documentare con la rispettiva firma;
2) le ore prestate dalle e dai docenti, da documentare con la rispettiva firma;
c) in caso di azioni formative a distanza:
1) a conferma della presenza delle singole persone partecipanti:
1.1) la registrazione generata dalla piattaforma online oppure
1.2) le prove dei risultati dell’apprendimento oppure
1.3) qualsiasi altra prova fornita a tale scopo;
2) a conferma delle ore prestate dalle e dai docenti:
2.1) la registrazione generata dalla piattaforma online oppure
2.2) qualsiasi altra prova fornita a tale scopo;
d) elenco definitivo e aggiornato delle persone partecipanti (in forma di tabella Excel predisposta dalla Direzione provinciale Formazione professionale in lingua italiana);
e) dichiarazione di avvenuto rilascio degli attestati finali;
f) moduli “time sheet” relativi alle attività di direzione del corso e tutoraggio, firmati dai rispettivi responsabili (secondo il modello messo a disposizione dalla Direzione provinciale Formazione professionale in lingua italiana);
g) dichiarazione in merito agli eventuali uffici o enti presso i quali sono state o saranno presentate altre istanze di agevolazione economica per la stessa azione formativa;
h) documentazione contabile:
1) fatture elettroniche in formato XML e relativo file PDF, tramite il sistema di interscambio (SDI) (con tutti gli elementi della fattura, compresi gli identificativi di trasmissione), scaricate dall'area riservata dell'Agenzia delle Entrate. Le fatture estere devono essere presentate in formato PDF;
2) note onorario e altri documenti giustificativi delle spese sostenute;
3) attestazioni di pagamento in forma di documenti bancari relativi a tutti i documenti contabili di cui ai punti 1 e 2;
i) fatture o ricevute fiscali documentanti le spese di vitto, intestate alla persona che ha usufruito della prestazione ed emesse dalla struttura erogante (ad esempio ristorante o hotel);
j) buste paga delle e dei docenti interni e calcolo del relativo costo orario medio del lavoro;
k) dichiarazione in merito all’avvenuto incasso delle quote di partecipazione o di altre entrate dell’ente di formazione;
l) relazione finale sulla realizzazione e sui risultati dell’azione formativa, comprensiva dei risultati emersi dai questionari di gradimento delle persone partecipanti. I questionari devono essere presentati alla Direzione provinciale Formazione professionale in lingua italiana solo se richiesti dalla stessa.
4. I costi indiretti non devono essere documentati.
5. Conclusa la verifica della documentazione presentata a rendiconto e del regolare svolgimento dell’azione formativa, il contributo è liquidato sulla base delle entrate dell’ente di formazione, del preventivo di spesa approvato e delle spese ammesse a rendiconto.