(1) I documenti cartacei in corso di trattazione sono ordinati in fascicoli e conservati nell’archivio corrente della rispettiva struttura organizzativa.
(2) I fascicoli cartacei chiusi sono trasferiti nell’archivio di deposito, previa effettuazione dello scarto informale. L’accesso all’archivio di deposito è riservato al personale autorizzato. Le relative regole di accesso sono emanate dai direttori e dalle direttrici di dipartimento e di ripartizione, a seconda dell’individuazione delle sedi di protocollo ai sensi dell’articolo 3, comma 1. Un modello contenente le regole di accesso è riportato nell’allegato A al presente regolamento.
(3) Decorsi i tempi di conservazione previsti per legge o indicati nei piani di conservazione, le commissioni di sorveglianza e scarto sottopongono la documentazione a una operazione di selezione, che consiste nella cernita dei documenti da scartare definitivamente e di quelli da destinare alla conservazione permanente; le commissioni verbalizzano le proprie decisioni (verbale ed elenco di scarto).
(4) I documenti cartacei aventi rilevanza giuridica e amministrativa illimitata o di notevole importanza storica sono consegnati all’Archivio provinciale ai fini della loro conservazione permanente, unitamente a un verbale di versamento, non più tardi di 40 anni dalla loro protocollazione.