t) Decreto del Presidente della Provincia 28 marzo 2022, n. 91)
Regolamento sulle procedure di protocollo e sul documento informatico

(1) Ai fini del presente regolamento si applicano le seguenti definizioni:

1. amministratore/amministratrice del registro di protocollo: soggetto supervisore del protocollo informatico;
   
2. codice univoco ufficio: codice assegnato dall’IPA per la ricezione delle fatture elettroniche;
   
3. cooperazione applicativa: scambio di dati tra enti pubblici attraverso l’interazione tra applicazioni;
   
4. documenti in uscita: documenti redatti dall’Amministrazione provinciale e diretti a destinatari esterni alla stessa;
   
5. piani di conservazione: elenchi redatti dalle commissioni di sorveglianza e scarto con indicazione dei tempi di conservazione dei documenti;
   
6. domicilio digitale: indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi del regolamento (UE) n. 910/2014 (cd. regolamento eIDAS);
   
7. fascicolo digitale del personale: archivio digitale che raccoglie i documenti concernenti il rapporto di lavoro delle singole e dei singoli dipendenti provinciali, nonché del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale;
   
8. documenti in ingresso: documenti indirizzati all’Amministrazione provinciale;
   
9. fascicolo informatico: fascicolo aperto nel protocollo informatico;
   
10. protocollo informatico: registro di protocollo che presenta le caratteristiche del protocollo informatico ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modifiche, ed è conforme alle linee guida vigenti in materia;
    
11. scarto informale: eliminazione dall’archivio corrente della documentazione priva di valore giuridico o storico;
    
12. archivio storico: archivio, con sede presso l’Archivio provinciale, che conserva permanentemente i documenti cartacei rilevanti sul piano giuridico e storico-culturale, nonché insieme dei documenti informatici che permangono nel sistema di conservazione ai fini della loro conservazione permanente;
    
13. INAD: indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese;
    
14. INI-PEC: indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti;
    
15. documenti interni: documenti redatti dalle singole strutture organizzative e destinati alla comunicazione all’interno dell’Amministrazione provinciale;
    
16. caselle istituzionali: caselle di posta elettronica delle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
    
17. IPA: indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori dei pubblici servizi, nonché dei codici univoci degli uffici;
    
18. key-user: persona che gestisce le utenze per il protocollo informatico;
    
19. sistema di conservazione: archivio gestito da un soggetto conservatore accreditato presso l’AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Il sistema di conservazione è sottoposto alla vigilanza dell’Archivio provinciale;
    
20. servizio online: servizio erogato in rete dall’Amministrazione provinciale;
    
21. caselle PEC: caselle di posta elettronica certificata delle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
    
22. segnatura di protocollo: informazioni relative alla registrazione di protocollo che permettono l’identificazione univoca dei documenti;
    
23. archivio corrente: archivio dei documenti in corso di trattazione;
    
24. selezione dei documenti: vaglio dei documenti finalizzato all’individuazione dei documenti da scartare e dei documenti da destinare alla conservazione permanente;
    
25. scarto: distruzione dei documenti cartacei oppure cancellazione definitiva dei documenti informatici, previa operazione di selezione;
    
26. posta elettronica certificata (PEC): sistema di comunicazione che attesta l’invio e l’avvenuta consegna dei messaggi di posta elettronica. Nella lingua tedesca è usata anche la forma abbreviata “ZEP”;
    
27. archivio di deposito: archivio costituito dai fascicoli cartacei e informatici chiusi, per i quali è prescritto un periodo di conservazione.