(1) Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale ovvero sorgano, alla stregua delle informazioni e documentazioni fornite, dubbi sulla legittimazione soggettiva della persona richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi o sull'accessibilità del documento, la persona è invitata a presentare istanza formale.
(2) Ai sensi dell’articolo 20/bis della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche, la persona responsabile del procedimento rilascia una ricevuta per attestare l’avvenuta presentazione della domanda di accesso formale. 4)
(3) La richiesta formale presentata a struttura organizzativa diversa da quella competente, ma comunque appartenente all’Amministrazione provinciale o rientrante fra gli enti di cui all’articolo 1/ter, comma 1, della legge provinciale 22 ottobre 1993, n. 17, e successive modifiche, è immediatamente inoltrata alla struttura organizzativa o all'ente competente. Di tale inoltro è data comunicazione alla persona richiedente. 5)
(4) La persona richiedente deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero elementi che ne consentano l'individuazione, specificare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, dimostrare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza. 6)
(5) La richiesta proveniente da una pubblica amministrazione è presentata dalla direttrice/dal direttore della struttura organizzativa interessata o dalla persona alla quale compete la responsabilità del procedimento.
(6) In caso di richiesta erronea o incompleta, entro 10 giorni la persona responsabile del procedimento ne dà comunicazione alla persona interessata, per via telematica a chi abbia consentito tale forma di trasmissione o, altrimenti, tramite raccomandata con avviso di ricevimento o altro mezzo idoneo ad accertare la ricezione, e assegna contestualmente un termine non superiore a 30 giorni per la regolarizzazione ovvero l’integrazione della domanda. Scaduto il termine assegnato, se la regolarizzazione ovvero integrazione non sono pervenute o sono comunque insufficienti, la persona responsabile del procedimento dichiara inammissibile la richiesta e ne dà comunicazione alla persona interessata. 7)