1. Le domande di assegnazioni devono essere presentate prima che siano effettuate le relative spese, entro il 31 gennaio di ogni anno. Il termine è perentorio.
2. Le domande devono essere corredate dei seguenti allegati:
a) presentazione dell’organizzazione richiedente, con indicazione del numero di soci/socie in regola con le eventuali quote sociali di iscrizione e della composizione nominativa degli organi sociali previsti dal rispettivo statuto;
b) relazione dettagliata sulla gestione e sull’attività svolta nel corso dell’anno precedente, con dati oggettivi sul pubblico frequentante e una valutazione complessiva dei risultati conseguiti;
c) relazione esaustiva sull’attività programmata, contenente informazioni circostanziate su: obiettivi da raggiungere, pubblico che si intende coinvolgere, qualifica di docenti o relatori/relatrici, periodo e luogo di svolgimento, collaborazioni con altre organizzazioni. In caso di domande di assegnazione pluriennale, anche il programma dovrà avere un’articolazione pluriennale;
d) elenco dettagliato delle spese preventivate e piano di finanziamento relativi all’anno o agli anni per cui si intende richiedere l’assegnazione, con riepilogo delle entrate e delle uscite dell’anno precedente;
e) l’ultimo conto consuntivo (bilancio di esercizio) approvato, completo di stato patrimoniale, conto economico e nota integrativa, con una suddivisione per centri di costo relativi ai vari titoli e alle varie tipologie di spesa; nel caso il documento evidenziasse posizioni debitorie, l’organizzazione richiedente dovrà anche prevedere un piano di rientro pluriennale e trasmetterlo all’ufficio provinciale competente. Il bilancio di esercizio deve dare conto della definizione degli obiettivi perseguiti nell’ambito dell’attività di promozione linguistica rispetto alle altre aree di attività dell’organizzazione e riportare quanto segue:
1) numero di corsi, conferenze o seminari realizzati, numero delle ore di attività di formazione linguistica svolte e numero dei partecipanti alle iniziative ammesse a finanziamento;
2) costi sostenuti per le docenze di formazione linguistica ammesse a finanziamento;
3) ammontare delle spese di gestione delle sedi, imputate alla promozione linguistica;
4) spese sostenute per pubblicizzare l’attività di promozione linguistica;
f) nome della persona che gestisce la contabilità all’interno dell’organizzazione;
g) verbale del collegio dei revisori con dichiarazione di regolarità contabile dell’organizzazione;
h) bilancio di previsione con sviluppo pluriennale in caso di richiesta di assegnazioni pluriennali;
i) estratti delle delibere o dei verbali delle sedute in cui l’assemblea dei soci o l’organo competente approvano i conti consuntivi (bilanci di esercizio), i bilanci preventivi e le relative programmazioni;
j) dichiarazione del revisore iscritto all’albo che attesti la correttezza della spesa sostenuta e la sua riconducibilità all’assegnazione concessa e al programma di attività approvato (a partire dal secondo anno di concessione);
k) dichiarazione, a cura del/della legale rappresentante del richiedente, attestante:
1) la sussistenza dei presupposti e dei requisiti prescritti e la consapevolezza delle sanzioni previste in caso di dichiarazioni non veritiere,
2) gli uffici o enti presso i quali sono state o saranno presentate altre istanze di agevolazione economica per le medesime iniziative e i relativi importi,
3) le modalità di utilizzo di eventuali avanzi di amministrazione;
l) cronoprogramma delle attività ai sensi dell’articolo 9 della legge provinciale n. 1/2002, e successive modifiche, che, in caso di domande di assegnazione pluriennale, va circostanziato sia negli obiettivi da raggiungere che nei contenuti da proporre nel lungo periodo.
3. In caso di modifiche devono inoltre essere presentati l’atto costitutivo e lo statuto dell’organizzazione.