1. Le domande di contributo ordinario devono essere presentate, prima dell’effettuazione delle relative spese, entro il 31 gennaio di ogni anno. Il termine è perentorio.
2. Le domande devono essere corredate dei seguenti allegati:
a) presentazione dell’ente richiedente, con indicazione del numero dei soci in regola con le eventuali quote sociali di iscrizione e della composizione nominativa degli organi sociali previsti dal rispettivo statuto;
b) indicazione della composizione del Consiglio di biblioteca (ove previsto);
c) scheda dati biblioteca;
d) relazione dettagliata sulla gestione e sull’attività svolta nel corso dell’anno precedente, con particolare riferimento ai seguenti dati (per le sole biblioteche):
1) numero di utenti attivi;
2) numero di prestiti e in particolare quelli relativi a libri/media in lingua italiana;
3) numero di iniziative di promozione alla lettura e in particolare quelle in lingua italiana;
4) numero presenze in biblioteca;
5) entità del patrimonio di libri/media;
6) numero delle nuove acquisizioni;
7) numero di libri/media oggetto di scarto;
8) altre eventuali informazioni utili a valutare la qualità dei servizi, quali ad esempio il numero di accessi a internet, la consultazione di altri materiali in biblioteca, le visite guidate, etc.;
9) grado di soddisfazione degli utenti, tramite la compilazione di appositi questionari. Al fine di valutare il grado di soddisfazione degli utenti, in merito alle singole attività e al funzionamento della biblioteca, è necessario che gli stessi abbiano la possibilità di esprimere pareri, presentare reclami o suggerimenti, anche relativi agli acquisti di libri/media;
e) programma dettagliato dell’attività pianificata, con l’indicazione di: obiettivi da raggiungere, pubblico che si intende coinvolgere, qualifica degli eventuali autori, esperti o relatori, periodo e luogo di svolgimento dell’iniziativa/delle iniziative. In caso di domande di contributo pluriennale, anche il programma dovrà avere un’articolazione pluriennale;
f) preventivo dettagliato di spesa e piano di finanziamento relativi all’anno o agli anni di riferimento, con riepilogo delle uscite e delle entrate dell’anno precedente;
g) breve relazione del/della legale rappresentante circa la solidità finanziaria dell’ente e l’assenza di posizioni debitorie pregresse ed irrisolte tali da pregiudicarla. Qualora il documento evidenziasse posizioni debitorie, l’ente richiedente dovrà anche prevedere un piano di rientro pluriennale e trasmetterlo all’ufficio provinciale competente;
h) dichiarazione, a cura del/della legale rappresentante del richiedente, attestante:
1) la sussistenza dei presupposti e dei requisiti prescritti e la consapevolezza delle sanzioni previste in caso di dichiarazioni non veritiere;
2) gli uffici o enti presso i quali sono state o saranno presentate altre istanze di agevolazione economica per le medesime iniziative e i relativi importi;
3) le modalità di utilizzo di eventuali avanzi di amministrazione;
i) cronoprogramma delle attività ai sensi dell’articolo 9 della legge provinciale n. 1/2002, e successive modifiche, che, in caso di domande di contributo pluriennale, va circostanziato sia negli obiettivi da raggiungere che nei contenuti da proporre nel lungo periodo.
3. In caso di presentazione della domanda per la prima volta o in caso di modifiche, devono inoltre essere presentati i seguenti documenti:
a) atto costitutivo e statuto dell’ente;
b) documento programmatico denominato “carta delle collezioni” (per le sole biblioteche);
c) regolamento dei servizi della biblioteca (per le sole biblioteche).