5.1 Die Auszahlung des Beitrags erfolgt nach Einreichung des auf entsprechendem Vordruck abgefassten Antrags beim Landesamt für den Nationalpark Stilfserjoch, falls die Gesuche diesen betreffen, und in allen anderen Fällen beim Verwaltungsamt für Raum und Landschaft. Der Auszahlungsantrag muss bis zum Verfalltermin vom 28. Februar des auf die Gewährungsmaßnahme – oder auf die Anlastung der Ausgabe, falls diese später erfolgt – folgenden Jahres eingereicht werden. Dem Antrag sind folgende Unterlagen beizulegen:
a) Ersatzerklärung des gesetzlichen Vertreters oder der gesetzlichen Vertreterin des Vereins / der Organisation / der öffentlichen Körperschaft, dass die im Beitragsgesuch angegebenen Tätigkeiten vollständig oder teilweise durchgeführt worden sind und dass die veranschlagten Kosten den tatsächlichen entsprechen;
b) Auflistung der den anerkannten Kosten entsprechenden Ausgaben, aus der die den einzelnen Kostenpunkten zugeordneten Ausgaben (Rechnungen usw.) klar ersichtlich und nummeriert hervorgehen und welche folgende Angaben beinhaltet:
- Gemäß Kostenvoranschlag beantragter Betrag,
- Betrag der anerkannten Kosten,
- abgerechneter Betrag,
- Gegenstand der Rechnung,
- Nummer und Datum der Rechnung,
- Name des Lieferanten /Dienstleisters/Sachverständigen,
- Mehrwertsteuer und abgerechneter Nettobetrag (falls die MwSt. ganz oder teilweise absetzbar ist),
- Nummer und Datum des Zahlungsmandates (für öffentliche Körperschaften) oder der Quittung/der Zahlungsbestätigung oder der Banküberweisung;
c) ordnungsgemäß quittierte Ausgabenbelege in digitaler Form (elektronische Rechnungen im XML- und entsprechenden PDF-Format) sowie die dazugehörenden Zahlungsmandate bzw. Quittungen, Zahlungsbestätigungen oder Bankauszüge, aus denen die effektiven Bewegungen auf dem Konto hervorgehen. Von der Ausstellung der elektronischen Rechnung befreite Dienstleister müssen die Befreiung in ihren Honorarnoten/Rechnungen eindeutig anführen. Für Auslandsrechnungen gilt nicht die Pflicht zur Ausstellung der elektronischen Rechnung. Kassabelege, aus denen die angekaufte Ware und die Eckdaten des Händlers ersichtlich sind, sind ebenfalls zulässig;
d) im Falle der Abrechnung von Personalkosten:
- Liste des lohnabhängigen Personals für den betreffenden Zeitraum,
- quittierte Lohnstreifen,
- monatliche Timesheets für das aufgelistete Personal,
- quittierte F24 betreffend die Zahlung von Fürsorgebeiträgen und Abgaben,
- Auflistung der ehrenamtlich erbrachten Leistungen laut vorangehendem Punkt 2.1, wie vom zuständigen Amt vorgegeben.
5.2 Die Ausgabenbelege
- müssen auf den Namen des Gesuchstellers lauten,
- dürfen sich nur auf die Ausgaben beziehen, die im Kostenvoranschlag vorgesehen sind, der mit dem Beitragsgesuch vorgelegt wurde, oder auf Ausgaben, die Änderungen laut Punkt 4.3 dieser Richtlinien betreffen,
- müssen den Gesamtbetrag der anerkannten Kosten decken.
5.3 Wenn die tatsächlich bestrittenen Ausgaben unter den anerkannten Kosten liegen, wird die Höhe des Beitrages auf der Grundlage der tatsächlichen Ausgaben erneut berechnet, wobei der genehmigte Prozentsatz angewandt wird. Dementsprechend wird auch der Prozentsatz der unter Punkt 2.1 dieser Richtlinien anerkennbaren ehrenamtlichen Leistungen reduziert.
5.4 Der Betrag des Beitrages wird nach unten auf die Euroeinheit unter Weglassung der Dezimalstellen abgerundet.
5.5 Die Antragsteller können einen Vorschuss im Ausmaß von höchstens 50 % des gewährten Beitrages beantragen, wenn die Ausgabenunterlagen für den Gesamtbetrag des eventuellen Beitrages für das vorherige Jahr bereits eingereicht wurden. Der Gesamtbetrag des Vorschusses muss innerhalb 28. Februar des darauf folgenden Jahres mit Ausgabenbelegen dokumentiert werden. Andernfalls muss der gesamte Vorschuss der Landesverwaltung zurückerstattet werden.