1. L’amministrazione comprende i seguenti settori:
a) gestione delle e degli ospiti;
b) gestione del personale;
c) contabilità, contabilità analitica;
d) gestione di contributi e progetti;
e) amministrazione generale.
2. Al fine di assicurare adeguati standard di qualità nel settore amministrativo, tutti gli ausili tecnici, quali ad esempio i programmi informatici, vanno utilizzati in modo da ottimizzare l’impiego delle risorse di personale e di tempo. Ogni volta in cui viene messo a disposizione delle residenze per anziani un sistema informativo, questo deve essere utilizzato, come ad esempio per la gestione delle e degli ospiti, il programma di prenotazione per il ricovero temporaneo, la lista di attesa con il relativo programma di prenotazione e la pianificazione dell’assistenza e della cura. L'uso di questi programmi è equiparato a prestazioni essenziali. I dati personali raccolti sono trattati nel rispetto dei principi di esattezza, di minimizzazione, di limitazione delle finalità e della conservazione dei dati personali, previa adozione di misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate volte a garantire i diritti e le libertà degli interessati.
3. Per quel che riguarda i rapporti con le e gli ospiti nonché i loro familiari:
a) va garantito che la comunicazione con le persone ospitate avvenga, a loro scelta, in una delle tre lingue della Provincia;
b) vanno assicurati regolari orari di apertura della segreteria, in fasce orarie adeguate;
c) va introdotto un servizio di gestione attiva dei reclami, da portare a conoscenza e rendere accessibile alle persone ospitate, ai loro familiari e al personale;
d) vanno previste opportune modalità di rilevazione del grado di soddisfazione delle persone ospitate, dei loro familiari e del personale.
4. La struttura deve essere gestita in modo da garantire una buona interconnessione fra i vari settori e le relative procedure organizzative.
5. L’efficienza e l’efficacia del settore amministrativo vanno sottoposte a periodica verifica, anche attraverso il confronto con altre strutture comparabili. In tale ottica occorre valutare periodicamente quali procedure amministrative o quali servizi (per esempio gestione del personale, gestione delle retribuzioni ecc.) possano essere condivisi con altre strutture site nelle vicinanze o con altri enti, oppure se sia opportuno stipulare una convenzione con altre strutture, che preveda una direzione comune o una responsabile tecnica/un responsabile tecnico dell’assistenza comune.
6. Nelle strutture di piccole e medie dimensioni non è necessario prevedere uno specifico servizio di centralino e di portineria. In questo caso il personale, anche non amministrativo, è tenuto a fornire informazioni a visitatrici e visitatori e a ospiti che le richiedano; le stanze e i servizi della struttura devono essere inoltre facilmente individuabili attraverso una segnaletica chiara.
7. Deve essere redatto un piano pluriennale documentato per la manutenzione ordinaria e straordinaria degli immobili, degli impianti, degli automezzi e delle apparecchiature strumentali.