Delibera 4 maggio 2009, n. 1257
Attività di rappresentanza e relazioni istituzionali. Criteri e modalità di effettuazione delle spese. Revoca della propria deliberazione provinciale n. 2485 del 10.07.2000

Costituisce attività di rappresentanza quella destinata a mantenere ed incrementare l'immagine ed il prestigio istituzionale dell'ente verso l'esterno; essa comprende le spese per relazioni istituzionali, finalizzate all'espletamento o alla promozione dei fini istituzionali.

La giunta provinciale, i suoi singoli componenti ed i dirigenti dell'Amministrazione, possono assumere spese di rappresentanza e spese per relazioni istituzionali connesse alle funzioni da essi esercitate come previsto dall'art. 5 della legge provinciale n. 6 del 17 agosto 1989.

Nel rispetto dell'esigenza sopra riportata, sono da considerarsi spese ammissibili:

spese di rappresentanza rilevanti a livello pubblico e/o che avvengono in occasione di festività, ricorrenze o altre manifestazioni atte ad incrementare il prestigio delle istituzioni provinciali, come per esempio le spese finalizzate ad offrire ospitalità in occasione di cerimonie, conferenze, riunioni ed incontri, i doni ed altre espressioni di rappresentanza, premi di rappresentanza quali coppe, targhe, medaglie ecc., l'invio di note, telegrammi e messaggi di cordoglio, di felicitazione, di auguri e simili, connessi con l'esercizio delle rispettive funzioni, ma non collocabili negli ordinari ed impersonali rapporti dell'Amministrazione;

spese per relazioni istituzionali, a favore di personalità o comunque soggetti qualificati, sostenute in occasioni particolari;

tra queste spese rientrano:

le spese per ospitalità, se avvengono in occasione di visite ufficiali ed udienze pubbliche dei componenti della giunta, ricorrenze, onoranze alla memoria, festività, inaugurazioni di opere pubbliche, altre manifestazioni atte ad incrementare il prestigio delle istituzioni provinciali;

spese per prodotti tipici o caratteristici altoatesini, artigianato e arte locale ed altre espressioni, omaggi, riproduzioni fotografiche, oggetti simbolici;

spese per onoranze funebri relative a dipendenti deceduti in attività di servizio o in attività extra-lavorative di natura sociale;

spese per segni di riconoscimento a favore di dipendenti che si sono distinti in attività extra-lavorative;

tutte le spese necessarie per le relazioni a livello istituzionale (es: vitto ed alloggio per gli ospiti, banchetti di ricevimento, servizio di traduzione, omaggi, ecc.ecc.);

le spese necessarie e connesse all'organizzazione di e/o la partecipazione ad eventi, mostre, convegni, seminari, congressi, conferenze ed altre manifestazioni similari; sono tra le altre comprese le spese per l'ospitalità ed il cerimoniale, la stampa di inviti e programmi, public relation, la promozione e la pubblicità degli eventi, i costi di iscrizione omaggi e prodotti locali;

elargizioni di modesta entità in occasione di eventi ed iniziative promosse da terzi in ambito di competenza del membro di giunta.

Le spese sono giustificate tramite regolare documentazione giustificativa ovvero fatture, ricevute e scontrini fiscali, note spese o documentazione analoga.

Possono essere effettuati rimborsi per spese sostenute ed anticipate con fondi propri.

Possono essere effettuati acquisti preventivi e cumulativi di beni.

A corredo di ciascun documento di spesa va fornita una breve descrizione della circostanza in occasione della quale la spesa e' stata sostenuta. Per gli acquisti preventivi va allegata la dichiarazione di utilizzo dei beni nel rispetto dei criteri qui previsti.

I pagamenti possono essere effettuati anche tramite conto correnti ai sensi dell'art. 54/bis della legge provinciale n. 1 del 29 gennaio 2002. Possono altresì essere effettuati tramite carte di credito, carte di debito (bancomat), carte di pagamento, carte prepagate e tramite i servizi bancari via internet.