1. Projektbeginn: Das Projekt kann ab 1. Februar des Bezugsjahres für die Einreichung des Projektes begonnen werden. Es muss jedoch innerhalb von sechs Monaten ab Abschluss der Vereinbarung begonnen werden. Die Frist für den Beginn kann nur einmal für höchstens 6 Monate verlängert werden, wobei der entsprechende begründete Antrag innerhalb der genannten Frist beim zuständigen Landesamt eingelangen muss.
2. Auszahlung der gewährten Finanzierung:
a) Die Auszahlung der Landesfinanzierung erfolgt, wie in der mit dem Projektträger abgeschlossenen Vereinbarung festgelegt, in zwei oder mehreren Raten.
b) Nach Vorlage einer Erklärung zum Projektbeginn kann auf entsprechenden Antrag ein Vorschuss von bis zu maximal 70% des Finanzierungsbetrages gewährt werden. Der Antrag auf Auszahlung des Vorschusses ist innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss der Vereinbarung einzureichen.
c) Wird die Finanzierung in mehr als zwei Raten ausgezahlt, erfolgt die Auszahlung der Zwischenraten gegen Vorlage eines Berichtes über den Stand der Projektdurchführung, dem die jeweilige Abrechnung und die diesbezüglichen Ausgabenbelege beizulegen sind.
d) Das Projekt muss innerhalb der in der Vereinbarung angegebenen Frist abgeschlossen werden.
e) Zwecks Auszahlung der letzten Rate muss der Projektträger innerhalb der in der Vereinbarung angegebenen Frist den entsprechenden Auszahlungsantrag, den Abschlussbericht und die Endabrechnung einreichen. Genannte Frist kann auf begründeten Antrag hin um sechs Monate verlängert werden.
f) Der Abschlussbericht und die Endabrechnung sind nach dem vom zuständigen Amt ausgearbeiteten Muster vorzulegen, das im Leitfaden für die Berichterstattung und die Endabrechnung enthalten ist. In der Abrechnung müssen alle zur Durchführung des gesamten Projektes getätigten Einnahmen (öffentliche Finanzierungen, gesammelte Spenden und Sponsorengelder usw.) und Ausgaben bezogen auf die jeweiligen Kostenpunkte aufgelistet werden. Der Endabrechnung müssen die Ausgabenbelege in Höhe der vom Land gewährten Finanzierung beigelegt werden, wobei die Durchführung des gesamten Vorhabens bestätigt werden muss. Der Abschlussbericht und die Endabrechnung sind in deutscher oder italienischer Sprache vorzulegen und können durch weitere Dokumente oder durch Übersetzungen in andere Sprachen (englisch, französisch oder spanisch) integriert werden.
g) Wurden die Projekttätigkeiten nur teilweise und/oder mit einem geringeren Kostenaufwand als dem zugelassenen durchgeführt, wird die Landesfinanzierung entsprechend gekürzt ausgezahlt. Wird in der Rechnungslegung als Eigenbeitrag laut Artikel 7 ein geringerer Betrag als in der Vereinbarung angegeben, wird der Prozentsatz der auszuzahlenden Landesfinanzierung nachträglich entsprechend neu berechnet und gekürzt.
h) Für die Abrechnung werden die Belege anerkannt, die ab 1. Februar des Jahres der Vorlage des Finanzierungsansuchens bis zu dem Termin datieren, der in der Vereinbarung bzw. in eventuellen Verlängerungsgenehmigungen als Endtermin der Dauer des Projektes vorgesehen ist.
i) Zur Abrechnung der vom Land Südtirol gewährten Finanzierung muss der Projektträger die Originalbelege der Ausgaben vorlegen. In Fällen, in denen aufgrund der lokalen Gesetzgebung die Rechnungen oder andere Ausgabenbelege im Empfängerland aufbewahrt werden müssen, können auch beglaubigte Kopien der Belege vorgelegt werden, gemeinsam mit einer Erklärung des Projektträgers, in welcher die Gründe für die nicht erfolgte Vorlage der Originalbelege erläutert und die Übereinstimmung der beglaubigten Kopien bestätigt werden. Sollten die Ausgabenbelege hingegen aus Gründen höherer Gewalt, welche ausreichend dokumentiert sein muss, nicht mehr verfügbar sein, so kann der Projektträger eine Erklärung zum Ersatz einer beeideten Bezeugungsurkunde einbringen, aus welcher hervorgeht, warum die Dokumentation nicht mehr verfügbar ist und wofür die Mittel eingesetzt wurden; dieser Erklärung ist eine weitere Erklärung des Partners vor Ort beizulegen, in welcher bestätigt wird, dass die Mittel für die Durchführung der Projekttätigkeiten eingesetzt worden sind.
j) Als Alternativlösung zur Einreichung der Originalbelege der Ausgaben kann gemäß Artikel 2 Absatz 2/ter des Landesgesetzes vom 22. Oktober 1993, Nr. 17, eine zusammenfassende Aufstellung der getätigten Ausgaben vorgelegt werden, aus welcher die wesentlichen Elemente der Ausgabenbelege hervorgehen müssen. Der Aufstellung muss eine Erklärung des gesetzlichen Vertreters/der gesetzlichen Vertreterin des Projektträgers vorgelegt werden, die Folgendes bescheinigt:
1) dass die oben genannten Ausgaben getätigt wurden,
2) dass die Originalbelege oder die beglaubigten Kopien für mindestens zehn Jahre ab Datum der Auszahlung der letzten Rate der Finanzierung beim Projektträger aufbewahrt werden.
k) Die Rechnungen und die anderen Ausgabenbelege sind auf den Namen des Projektträgers oder des in der Vereinbarung angegebenen Partners vor Ort auszustellen. Die quittierten Ausgabenbelege müssen das Ausstellungsdatum, die Bezeichnung und Anschrift des Ausstellers, den Gegenstand der Leistung, den Preis und die Quantität/den Umfang der Ware/Leistung sowie die Anmerkung „Projekt der Autonomen Provinz Bozen - Südtirol“ enthalten.
l) Bei Aus- und Fortbildungskursen und bei Informationsveranstaltungen muss der Projektträger eine Anwesenheitsliste führen. Die Anwesenheitsliste bei Aus- und Fortbildungskursen muss sowohl von den Teilnehmern und Teilnehmerinnen als auch von den Referenten und Referentinnen unterschrieben werden.
m) Um den Eigenbeitrag zu belegen, ist eine Erklärung des Projektträgers einzureichen, mit welcher die Durchführung des gesamten Projektes nach den gesetzlichen Vorgaben und im Sinne der Vereinbarung bestätigt wird und in der der Eigenbeitrag detailliert dargestellt wird, wie in dem im Leitfaden für die Berichterstattung und Endabrechnung enthaltenen Muster vorgegeben.
n) Als Nachweis der im Projekt als Eigenbeitrag angegebenen ehrenamtlichen Tätigkeit muss der Projektträger ein Register der effektiv ehrenamtlich geleisteten Stunden führen, welches von Mal zu Mal von jeder einzelnen ehrenamtlich tätigen Person gegengezeichnet werden muss.
3. Verlängerung der in der Vereinbarung festgelegten Projektdauer ohne zusätzliche Kosten: Projekte, die vom Land finanziert werden, müssen innerhalb der Frist durchgeführt werden, die in der zwischen dem Land Südtirol und dem Projektträger abgeschlossenen Vereinbarung festgelegt ist. Kann diese Frist nicht eingehalten werden, so kann der Direktor/die Direktorin des zuständigen Landesamtes auf begründeten Antrag, mit Angabe der neuen Dauer des Projektes, eine Fristverlängerung genehmigen. Der auf stempelfreiem Papier abgefasste Verlängerungsantrag ist mit der Unterschrift des gesetzlichen Vertreters/der gesetzlichen Vertreterin der Organisation zu versehen und dem zuständigen Landesamt direkt, per Post, mittels Fax oder auf elektronischem Wege an die E-Mailadresse kabinett@provinz.bz.it spätestens einen Monat vor dem Ablauf der Vereinbarung vorzulegen. Falls das zuständige Amt innerhalb von 20 Tagen nach der Einreichung des Verlängerungsantrages keinen Einwand erhebt, ist der Antrag als angenommen zu betrachten.
4. Projektänderungen:
a) Die Projekte sind so durchzuführen, wie in der Vereinbarung zwischen dem Land Südtirol und dem Projektträger festgelegt.
b) Die Endabrechnung muss sich an den in der Vereinbarung vorgesehenen Finanzierungsplan halten: eventuelle Ausgleichsverrechnungen zwischen den einzelnen im Finanzierungsplan festgelegten Kostenpunkten im Rahmen von 20% der vorgesehenen Kosten sowie im Rahmen der gewährten Finanzierung benötigen keine Genehmigung von Seiten des zuständigen Landesamtes. Folgende Kostenpunkte dürfen keine Erhöhung erfahren: Personalkosten, Betriebskosten, Kosten für Machbarkeitsstudien, Kosten für die Öffentlichkeitsarbeit. Für diese Kostenpunkte ist jedenfalls eine ausdrückliche Genehmigung des zuständigen Landesamtes zur Ausgleichsverrechnung nötig. Wird der Prozentsatz überschritten, ist immer eine Genehmigung des zuständigen Landesamtes notwendig.
c) Eventuelle Änderungen am Projekt oder am genehmigten Finanzierungsplan – sie dürfen jedenfalls keine Änderung der Zielsetzung, der Zielgruppe oder der Höhe der gewährten Finanzierung bewirken – bedürfen einer Überprüfung und Genehmigung des zuständigen Landesamtes. Der Änderungsantrag muss nach dem Verfahren eingereicht werden, das unter Absatz 3 für den Verlängerungsantrag vorgeschrieben ist.
5. Die gesamte Projektdokumentation muss für mindestens zehn Jahre ab dem Datum der Auszahlung der letzten Rate der Finanzierung aufbewahrt werden.