Le insegnanti afferrano e comprendono il modo in cui il singolo bambino si sviluppa nella scuola dell'infanzia, come si svolge il suo processo di apprendimento, come egli utilizza le offerte pedagogiche. L'osservazione e la documentazione sono mirate e si effettuano con regolarità. I loro contenuti sono strettamente riferiti alla filosofia della scuola dell'infanzia e agli obiettivi, alle competenze e agli ambiti formativi previsti dalle linee guida, e si orientano primariamente ai bisogni, ai punti di forza e agli interessi dei bambini.
L'osservazione e la documentazione si basano fondamentalmente sulla partecipazione e comprendono le prospettive di bambini e genitori. I bambini e i genitori sono parte attiva nel processo di osservazione e documentazione e nelle fasi di azione e progettazione che esso comporta.
L'osservazione regolare di ogni bambino si differenzia dal procedimento e dal metodo impiegati per l'osservazione con scopi specifici, come ad esempio il riconoscimento di particolarità dello sviluppo.