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t) Decreto del Presidente della Provincia 28 marzo 2022, n. 91)
Regolamento sulle procedure di protocollo e sul documento informatico

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1)
Pubblicato nel B.U. 31 marzo 2022, n. 13.

Art. 2  (Definizioni)

(1) Ai fini del presente regolamento si applicano le seguenti definizioni:

  1. amministratore/amministratrice del registro di protocollo: soggetto supervisore del protocollo informatico;
  2. codice univoco ufficio: codice assegnato dall’IPA per la ricezione delle fatture elettroniche;
  3. cooperazione applicativa: scambio di dati tra enti pubblici attraverso l’interazione tra applicazioni;
  4. documenti in uscita: documenti redatti dall’Amministrazione provinciale e diretti a destinatari esterni alla stessa;
  5. piani di conservazione: elenchi redatti dalle commissioni di sorveglianza e scarto con indicazione dei tempi di conservazione dei documenti;
  6. domicilio digitale: indirizzo elettronico eletto presso un servizio di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi del regolamento (UE) n. 910/2014 (cd. regolamento eIDAS);
  7. fascicolo digitale del personale: archivio digitale che raccoglie i documenti concernenti il rapporto di lavoro delle singole e dei singoli dipendenti provinciali, nonché del personale dirigente, docente e ispettivo delle scuole a carattere statale;
  8. documenti in ingresso: documenti indirizzati all’Amministrazione provinciale;
  9. fascicolo informatico: fascicolo aperto nel protocollo informatico;
  10. protocollo informatico: registro di protocollo che presenta le caratteristiche del protocollo informatico ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, e successive modifiche, ed è conforme alle linee guida vigenti in materia;
  11. scarto informale: eliminazione dall’archivio corrente della documentazione priva di valore giuridico o storico;
  12. archivio storico: archivio, con sede presso l’Archivio provinciale, che conserva permanentemente i documenti cartacei rilevanti sul piano giuridico e storico-culturale, nonché insieme dei documenti informatici che permangono nel sistema di conservazione ai fini della loro conservazione permanente;
  13. INAD: indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese;
  14. INI-PEC: indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti;
  15. documenti interni: documenti redatti dalle singole strutture organizzative e destinati alla comunicazione all’interno dell’Amministrazione provinciale;
  16. caselle istituzionali: caselle di posta elettronica delle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
  17. IPA: indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori dei pubblici servizi, nonché dei codici univoci degli uffici;
  18. key-user: persona che gestisce le utenze per il protocollo informatico;
  19. sistema di conservazione: archivio gestito da un soggetto conservatore accreditato presso l’AGID (Agenzia per l’Italia digitale). Il sistema di conservazione è sottoposto alla vigilanza dell’Archivio provinciale;
  20. servizio online: servizio erogato in rete dall’Amministrazione provinciale;
  21. caselle PEC: caselle di posta elettronica certificata delle strutture organizzative dell’Amministrazione provinciale;
  22. segnatura di protocollo: informazioni relative alla registrazione di protocollo che permettono l’identificazione univoca dei documenti;
  23. archivio corrente: archivio dei documenti in corso di trattazione;
  24. selezione dei documenti: vaglio dei documenti finalizzato all’individuazione dei documenti da scartare e dei documenti da destinare alla conservazione permanente;
  25. scarto: distruzione dei documenti cartacei oppure cancellazione definitiva dei documenti informatici, previa operazione di selezione;
  26. posta elettronica certificata (PEC): sistema di comunicazione che attesta l’invio e l’avvenuta consegna dei messaggi di posta elettronica. Nella lingua tedesca è usata anche la forma abbreviata “ZEP”;
  27. archivio di deposito: archivio costituito dai fascicoli cartacei e informatici chiusi, per i quali è prescritto un periodo di conservazione.
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ActionActiont) Decreto del Presidente della Provincia 28 marzo 2022, n. 9
ActionActionArt. 1  (Ambito di applicazione e finalità)         
ActionActionArt. 2  (Definizioni)
ActionActionArt. 3  (Organizzazione del protocollo)
ActionActionArt. 4  (Responsabile della gestione documentale)
ActionActionArt. 5  (Responsabile della conservazione)
ActionActionArt. 6  (Amministratore/Amministratrice del registro di protocollo)
ActionActionArt. 7  (Key-User)
ActionActionArt. 8  (Documento informatico)
ActionActionArt. 9  (Protocollazione)
ActionActionArt. 10  (Numero di protocollo)
ActionActionArt. 11  (Segnatura di protocollo)
ActionActionArt. 12  (Titolario)   
ActionActionArt. 13  (Fascicolo informatico)
ActionActionArt. 14  (Fascicolo digitale del personale)    
ActionActionArt. 15  (Cronologia)
ActionActionArt. 16  (Documenti soggetti a protocollazione)
ActionActionArt. 17  (Documenti non soggetti a protocollazione)
ActionActionArt. 18  (Formati di file ammessi)
ActionActionArt. 19  (Codice univoco ufficio)
ActionActionArt. 20  (Termini)
ActionActionArt. 21  (Annullamento delle registrazioni di protocollo)
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ActionActionArt. 23  (Posta in uscita)
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ActionActionArt. 33  (Entrata in vigore)
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