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r) Dekret des Landeshauptmanns vom 22. März 2019, Nr. 71)
Änderung der Verordnung zur Protokollierung und zur digitalen Landesverwaltung

1)
Kundgemacht im Amtsblatt vom 28. März 2019, Nr. 13.

Art. 1

(1) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe a/bis) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„a/bis) Digitales Archiv: Archiv, das den Erhalt und die Lesbarkeit elektronischer Dokumente sowie die Gültigkeit der digitalen Unterschrift langfristig gewährleistet,“.

(2) Im deutschen Wortlaut von Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe c) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, wird das Wort „aufbewahrt“ durch das Wort „verwahrt“ ersetzt.

(3) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe d) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„d) Zuweisung: Funktion, durch welche die Einsicht in die Protokolleinträge festgelegt wird,“.

(4) Nach Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe i) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, werden folgende Buchstaben i/bis) und i/ter) eingefügt:

„i/bis) Digitales Domizil: In den jeweiligen Verzeichnissen angeführte zertifizierte elektronische Postadresse (PEC) für die Mitteilung und Zustellung der Verwaltungsakte und -maßnahmen,

i/ter) Besonderes digitales Domizil: Für bestimmte Verfahren gewählte und nicht bereits in den jeweiligen Verzeichnissen eingetragene zertifizierte elektronische Postadresse (PEC),“.

(5) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe m) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„m) INI-PEC: Staatliches Verzeichnis der digitalen Domizile der Unternehmen und Freiberufler/Freiberuflerinnen,“.

(6) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe n) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„n) IPA: Verzeichnis der digitalen Domizile der öffentlichen Verwaltungen und der Träger öffentlicher Dienste,“.

(7) Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe s) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„s) Formelle Skartierung: Von den Überwachungs- und Bewertungskommissionen genehmigte Vernichtung von Papierdokumenten oder Löschung von elektronischen Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen,“.

(8) Im deutschen Wortlaut von Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe v) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, wird das Wort „Aufbewahrung“ durch das Wort „Verwahrung“ ersetzt.

Art. 2

(1) Im deutschen Wortlaut von Artikel 4 Absatz 2 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, wird das Wort „einzelnen“ durch das Wort „betroffenen“ ersetzt.

Art. 3

(1) Artikel 6 Absatz 1 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„1. Der Administrator für das Protokollregister hat Einsicht in alle Protokolleinträge des eigenen Protokollregisters, ist für die Verwaltung der Key-User-Profile, des Organigramms und der Konfigurationstabellen und für den Import der Notfallregister in das Protokollregister zuständig.“

Art. 4

(1) Nach Artikel 6/bis Absatz 1 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, werden folgende Absätze 2 und 3 eingefügt:

„2. Der/Die Verantwortliche für die Dokumentenverwaltung hat Einsicht in alle Protokolleinträge des entsprechenden Protokollregisters.

3. Der/Die Verantwortliche für die Korruptionsvorbeugung in der Landesverwaltung hat Einsicht in alle Protokolleinträge des entsprechenden Protokollregisters.”

Art. 5

(1) Im deutschen Wortlaut von Artikel 6/quater Absatz 2 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, wird das Wort „digital“ durch die Wörter „mit digitaler Unterschrift“ ersetzt.

Art. 6

(1) Im italienischen Wortlaut von Artikel 7 Absatz 2 Buchstabe f) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, werden die Wörter „ed esterni“ durch die Wörter „e in uscita“ ersetzt.

(2) Artikel 7 Absatz 2 Buchstabe m) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„m) eventuelle Zuweisung des Protokolleintrages an eine oder mehrere Empfänger-Organisationseinheiten,“.

(3) Nach Artikel 7 Absatz 3 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, wird folgender Absatz 3/bis eingefügt:

„3/bis. Der Upload des elektronischen Dokumentes in das Protokollregister erfolgt gleichzeitig mit der Protokollierung.”

(4) Nach Artikel 7 Absatz 7 Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, wird folgender Absatz 8 angefügt:

„8. Durch die Protokollierung werden der Eingang und der Ausgang der Dokumente bescheinigt.”

Art. 7

(1) Artikel 10 Absatz 1 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„1. Die Protokollsignatur besteht aus der Bezeichnung des Protokollregisters oder dem entsprechenden Code sowie aus dem Protokolldatum und der Protokollnummer.“

Art. 8

(1) In Artikel 13 Absatz 1 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, werden die Wörter „interne Korrespondenz, die weder rechtlich noch verwaltungstechnisch relevant ist“ durch die Wörter „statistisches Material“ ersetzt.

Art. 9

(1) Im italienischen Wortlaut von Artikel 16 Absatz 1 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, werden die Wörter „all’archivio digitale“ durch die Wörter „al sistema di conservazione digitale“ ersetzt.

Art. 10

(1) In Artikel 18 Absatz 1 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, werden die Wörter „von den Protokollstellen” durch die Wörter „in den jeweiligen Protokollstellen ” ersetzt.

(2) Im deutschen Wortlaut von Artikel 18 Absatz 2 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, werden die Wörter „nicht zuständigen Organisationseinheit eingehen“ durch die Wörter „Organisationseinheit eingehen, die für deren Bearbeitung nicht zuständig ist“ ersetzt.

(3) Artikel 18 Absatz 4 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„4. Der Umschlag eingehender Papierdokumente ist immer dann zu verwahren, wenn das Versanddatum rechtlich relevant ist. Der Umschlag ist im Protokollregister als Anlage einzutragen, mit Angabe von Datum und Uhrzeit des Poststempels.“

(4) Artikel 18 Absatz 6 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„6. Wird ein Papierdokument vom Absender oder von einer beauftragten Person persönlich abgegeben, händigt das Personal als Empfangsbestätigung eine Ablichtung der ersten Seite des protokollierten, mit Protokollsignatur versehenen Dokuments unentgeltlich aus. Für Dokumente in elektronischer Form wird die Protokollsignatur im XML-Format übermittelt.“

(5) Nach Artikel 18 Absatz 7 Buchstabe a) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, wird folgender Buchstabe a/bis) eingefügt:

„a/bis) elektronische Sonderpostfächer für bestimmte Verwaltungsverfahren,“

(6) In Artikel 18 Absatz 7 Buchstabe d) des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, sind die Wörter „(z.B. Anwendungskooperation)“ gestrichen.

(7) Artikel 18 Absatz 8 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„8. Anträge und Erklärungen, die bei der Landesverwaltung auf telematischem Wege eingereicht werden, sind gültig, sofern:

  1. sie mit digitaler Unterschrift unterzeichnet sind,
  2. sich der Benutzer/die Benutzerin, je nach vorgeschriebener Mindestsicherheitsanforderung, durch Bürgerkarte (CNS), elektronischen Personalausweis (CIE) oder öffentliches System für digitale Identität (SPID) identifiziert,
  3. sie handschriftlich unterzeichnet sind und mit einer Ablichtung des Erkennungsausweises eingereicht werden.”

Art. 11

(1) Artikel 19 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„Art. 19  (Postausgang)

1. Die Mitteilung der Verwaltungsakte und -maßnahmen und, in den vom Gesetz vorgesehenen Fällen, ihre Zustellung wird von der Landesverwaltung durch Informations- und Kommunikationstechnologien vorgenommen. Die Mitteilungen, welche an das digitale Domizil oder an das besondere digitale Domizil erfolgt sind, entsprechen der Zustellung auf dem Postweg, soweit das Gesetz nichts anderes vorsieht.

2. Die Mitteilungen an jene Subjekte, die zur Eintragung ins Handelsregister verpflichtet sind, und an Freiberufler/Freiberuflerinnen, die zur Eintragung in Berufslisten und Berufsverzeichnisse verpflichtet sind, erfolgen, sofern keine andere Form der elektronischen Übermittlung vorgesehen ist, an das digitale Domizil, welches im INI-PEC eingetragen ist.

3. Die Mitteilungen an öffentliche Verwaltungen und an Träger öffentlicher Dienste erfolgen an das digitale Domizil, welches im IPA eingetragen ist, oder mittels Anwendungskooperation. Das jeweilige Dokument kann auch nach vorheriger Mitteilung der Art und Weise des telematischen Zugangs zur Verfügung gestellt werden. Zwischen öffentlichen Verwaltungen dürfen Dokumente nicht per Fax übermittelt werden.

4. Mit Inbetriebnahme des „Staatlichen Verzeichnisses der digitalen Domizile natürlicher Personen und anderer Körperschaften des Privatrechts, die nicht zur Eintragung in Berufsverzeichnisse oder in das Handelsregister verpflichtet sind“, erfolgen die Mitteilungen an Bürger/Bürgerinnen und an andere als die in den Absätzen 2 und 3 genannten Subjekte an das dort eingetragene digitale Domizil. Bis zur Anwendung des genannten Verzeichnisses entspricht das digitale Domizil jenem, das in den bei der Landesverwaltung eingereichten Unterlagen angegeben wurde.

5. Die in den Absätzen 2, 3 und 4 angeführten Subjekte können für bestimmte Verfahren auch ein besonderes, nicht bereits in den jeweiligen Verzeichnissen eingetragenes digitales Domizil wählen.

6. In Ermangelung des digitalen Domizils laut Absatz 4 oder des besonderen digitalen Domizils laut Absatz 5 wird den Bürgern/Bürgerinnen und den anderen als den in den Absätzen 2 und 3 genannten Subjekten ein Papierausdruck des elektronischen Originaldokuments mit einfacher Post zugesendet. Besteht eine Zustellungspflicht, so erfolgt der Versand per Einschreiben mit Rückschein.

7. Der Versand von nicht protokollpflichtigen Mitteilungen erfolgt in der Regel an die persönlichen elektronischen Postfächer.“

Art. 12

(1) Artikel 20 Absatz 4 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„4. Die Empfänger-Organisationseinheit ruft die zugewiesenen Protokolleinträge über die Funktion „To-do-Liste” im Protokollregister auf.“

Art. 13

(1) Artikel 21 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„Art. 21  (Digitale Personalakte)

1. Personalrelevante Dokumente und Unterlagen werden in der digitalen Personalakte abgelegt und nicht auf dem Postweg zugesendet.

2. Die digitale Personalakte des Landespersonals sowie der Schulführungskräfte, des Lehr- und Inspektionspersonals der Schulen staatlicher Art wird von den mit der Personalverwaltung beauftragten Organisationseinheiten des Landes und Schuldirektionen, je nach Zuständigkeitsbereich, gespeist.

3. Die vor Einführung der digitalen Personalakte bereits bestehenden Personalakten werden in der digitalen Personalakte zusammengeführt.

4. Die digitale Personalakte kann nur von dem/der jeweiligen Bediensteten eingesehen werden.“

Art. 14

(1) Artikel 22 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, erhält folgende Fassung:

„Art. 22  (Amtserkennungscode)

1. Zwecks Empfang von elektronischen Rechnungen wird den einzelnen Organisationseinheiten der Landesverwaltung ein eigener Amtserkennungscode aus dem IPA zugeteilt.“

Art. 15

(1) In Artikel 27 Absatz 1 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, werden die Wörter „jeweils vom Generalsekretär/der Generalsekretärin, dem Generaldirektor/der Generaldirektorin, den Abteilungsdirektoren und -direktorinnen, den Bereichsdirektoren und -direktorinnen oder den Amtsdirektoren und -direktorinnen“ durch die Wörter „von einer dazu ermächtigten Amtsperson“ ersetzt.

Art. 16

(1) Im deutschen Wortlaut von Artikel 32 Absatz 2 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, wird das Wort „Aufbewahrung“ durch das Wort „Verwahrung“ ersetzt.

Art. 17

(1) Im italienischen Wortlaut erhält die Überschrift von Artikel 33 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, folgende Fassung: „Sistema di conservazione digitale“.

(2) Im italienischen Wortlaut von Artikel 33 Absatz 2 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, werden die Wörter „nell’archivio digitale“ durch die Wörter „nel sistema di conservazione digitale“ ersetzt.

(3) Im deutschen Wortlaut von Artikel 33 Absatz 2 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, wird das Wort „Signatur“ durch das Wort „Unterschrift“ ersetzt.

(4) Artikel 33 Absatz 3 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, erhält folgende Fassung:

„3. Die elektronischen Dokumente werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen skartiert. Elektronische Dokumente, die dauerhaft zu verwahren sind, verbleiben im digitalen Archiv.”

Art. 18

(1) In Artikel 35 Absatz 1 des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, werden die Wörter „Artikel 24 und folgende“ durch die Wörter „den Abschnitten V und VI“ ersetzt.

Art. 19  (Aufhebungen)

(1) Folgende Rechtsvorschriften des Dekrets des Landeshauptmanns vom 19. Juni 2015, Nr. 17, in geltender Fassung, sind aufgehoben:

  1. Artikel 2 Absatz 1 Buchstabe l),
  2. Artikel 5 Absatz 4.

Art. 20  (Inkrafttreten)

(1) Dieses Dekret tritt am Tag nach seiner Kundmachung im Amtsblatt der Region in Kraft.

Dieses Dekret ist im Amtsblatt der Region kundzumachen. Jeder, dem es obliegt, ist verpflichtet, es zu befolgen und für seine Befolgung zu sorgen.

 

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